Rekisterinpitäjä on Internet-käyttäjät ikuisesti iki ry. Yhteyden rekisterin ylläpitoon saa sähköpostilla iki-hallitus@iki.fi ja hitaammin paperipostilla ”IKI ry, c/o Hannu Aronsson, Portalify, Upseerinkatu 1, 02600 Espoo”.
Iki.fi:n jäsenrekisterissä käsitellään seuraavia tietoja jotka ovat tarpeellisia iki:n toiminnan kannalta tai lain/asetuksien vaatimia tietoja.
| Tietokenttä | Pakollinen | Tiedon käyttö ja tallennusperuste |
|---|---|---|
| Jäsennumero | * | Juokseva numero yhdistyksen jäsenten erottamiseksi toisistaan. |
| Tila | * | Jäsenyyden tila, onko kyseessä uusi hakemus, hallituksen käsittelyssä oleva hakemus, vai hyväksytty jäsen odottamassa jäsenmaksun maksamista, tai jo täysi jäsen. |
| Sähköpostin ohjaus | * | Tieto mihin sähköposti ohjataan. Tähän voi laittaa myös toimimattoman osoitteen jos sähköpostinohjausta ei haluta. |
| WWW-ohjaus | ||
| SIP-edelleenohjaus (VoIP) | ||
| Etunimet | * | Suomen laki vaatii että yhdistyksen jäsenrekisterissä on jäsenten nimi ja kotipaikka |
| Sukunimi | * | Suomen laki vaatii että yhdistyksen jäsenrekisterissä on jäsenten nimi ja kotipaikka |
| Kansalaisuus | * | Suomen laki vaatii että yhdistyksen jäsenrekisterissä on kansalaisuustieto |
| Postiosoite | Perinteiset yhteystiedot mahdollistavat jäsenen tunnistamisen ja palvelemisen myös tilanteissa kun sähköposti ei toimi. | |
| Kotipaikka | * | Suomen laki vaatii että yhdistyksen jäsenrekisterissä on jäsenten nimi ja kotipaikka |
| Puhelinnumero | Perinteiset yhteystiedot mahdollistavat jäsenen tunnistamisen ja palvelemisen myös tilanteissa kun sähköposti ei toimi. Kännykkänumeroa voidaan käyttää myös two factor autentikointiin tai tunnistautumiseen jos salasana on unohtunut. | |
| Salasana | * | |
| Maksetut liittymismaksut | * | |
| Hyväksytty jäseneksi | * | |
| ikiWiki, SMTP ja WWW-postin palvelusalasanat | ||
| Piilota tiedot jäsenlistoista | ||
| Piilota tiedot fingeristä | ||
| Iki-totuus lehti | ||
| WWW-posti | ||
| Ikiosoitteet | * | |
| Mistä kuulin ikistä | ||
| DNS-alias ja DNS tiedot | ||
| SATU (sähköinen asiointitunnus) | ||
| Kaksivaiheisen kirjautumisen asetukset | ||
| Salasanan vaihto token | ||
| Muutosloki |
Tekniset maililokit poistetaan kuukauden kuluttua. Tietoja tarvitaan ongelmien ratkaisuun tältä ajalta.
Sähköpostiviestit (sisältö) poistetaan heti sen jälkeen kun ne on välitetty eteenpäin seuraavalle palvelimelle. Tämä tapahtuu tyypillisesti parissa sekunnissa, ellei viesti jää jonoon odottamaan pääsyä seuraavalle palvelimelle. Jos jäsenellä on www-posti käytössä, sähköpostiviestit poistuvat seitsemän (7) päivän kuluttua.
Jäsenrekisterin muutosloki säilytetään pysyvästi ja siellä olevia tietoja käytetään esimerkiksi vanhojen jäsenten tunnistamisessa aiempien osoitetietojen perusteella.
Jäsenhakemukset joiden liittymismaksua ei ole maksettu poistetaan noin 6kk jälkeen.
Kirjeitse paperilla saapuvat unohtunut salasana -pyynnöt säilytetään pari viikkoa käsittelyn jälkeen mahdollisia jatkoselvityksiä varten, sitten ne silppuroidaan (DIN 66399 P-5 taso).
WWW-palvelimen lokeja säilytetään vastaavasti teknisen ylläpidon tarpeisiin rajoitetun ajan.
Ajoittain otetaan off-site off-line varmuuskopio jotka sisältää mm. iki:n palvelimien konfiguraatiotiedot, sovellukset, ikiwiki- ja www-sisällöt sekä jäsenrekisterin sisällön, mutta ei sisällä viestiliikennetietoja. Off-line varmuuskopioita säilytetään muutamia pidempään mahdollisten pitkäaikaisten ongelmien selvittämistä ja ratkaisemista varten.
Rekisterin tiedot ovat peräisin jäseniltä itseltään. Lisäksi tietoihin kirjataan jäsenyyden tila ja maksutiedot hallituksen toimesta. Näitä tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö säilyy yhdistyksen jäsenenä.
Lisäksi kerätään teknisiä tietoja sähköpostin välityksestä (ns meta-tietoja, itse sähköpostin sisältöä ei talleteta, vaan se poistetaan heti kun viesti on välitetty eteenpäin). Nämä tiedot poistetaan automaattisesti yhden kuukauden kuluttua.
iki ry:n sivuilla on näkyvissä yhdistyksen jäsenluettelo niiltä henkilöiltä jotka ovat antaneet luvan tietojensa julkaisuun.
Jäsenrekisterissä jäsenet voivat hakea muiden jäsenten perustietoja (yhdistyslain mukaan jäsenille on pyydettäessä annettava mahdollisuus tutustua jäsenrekisteriin).
Muita jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta iki ry:n ulkopuolelle.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tiedot säilytetään iki ry:n omistuksessa olevilla palvelimilla, joita säilytetään lukituissa tilassa. Palvelimille on käyttöoikeudet vain osalla hallituksen jäsenistä, jotka tarvitsevat niitä ylläpitotoimiin.
Kaikki iki:n jäsenrekisterin tiedot ovat jäsenen itsensä katsottavissa www-jäsenrekisterissä.
Voit iki:n jäsenrekisteristä ladata koneluettavassa muodossa (HTML) tietosi jäsenrekisterin ”omat tiedot” sivulta (tallenna HTML tai tulosta PDF:ksi selaimessasi) sekä Loki-sivulta mistä näkyy muutoshistoria.
Jäsen voi myös itse korjata omat virheelliset tietonsa jäsenrekisterissä.
Iki:n jäsenrekisterin tietoja tarvitaan jotta iki voi tarjota sähköpostin ja www-sivujen ohjauksen sekä ikidomain toimintoja. Jos haluat poistaa tietosi jäsenrekisteristä, näitä toimintoja ei voida sen jälkeen tarjota.
Tietojen poistamiseksi lähetä sähköpostia osoitteella iki-hallitus@iki.fi otsikolla ”GDPR oikeus tulla unohdetuksi” niin pyyntösi käsitellään kohtuullisen ajan kuluessa.
Iki ry:n liittymismaksua ei palauteta jos tietosi poistetaan.