Seuraava vastaus on lähetetty 2.11.2006 Viestintävirastolle vastaukseksi kartoitukseen ”sähköpostiosoitteiden hallinnasta” (1402/630/2006).

Taustaa:

Internet-käyttäjät ikuisesti - IKI ry tarjoaa jäsenilleen, yksityisille henkilöille ikiosoitteen, eli sähköposti- ja WWW-osoitteen jotka ohjataan jäsenen kulloinkin ilmoittamaan sähköposti- ja WWW-osoitteeseen. IKI ry ei siis itse tarjoa varsinaista sähköpostilaatikkoa tai tilaa omille WWW-sivuille. IKI ry:llä on lähes 16.000 jäsentä joista tilastojen mukaan yli 95% käyttää aktiivisesti ikiosoitettaan.

IKI on alunperin perustettu vuonna 1995 sähköposti- ja www-osoitteen siirrettävyysongelman ratkaisemiseksi. Ikiosoite on myös osoite joka sallii esiintymisen verkossa selkeästi yksityishenkilönä.

1. Millaiset prosessit yrityksessänne on käytössä tarjoamienne sähköpostipalveluiden sähköpostiosoitteiden hallinnassa (osoitteiden luonti, muutokset, tuhoaminen)

Jäsenistöllä on www-pohjainen yhteys jäsenrekisteriin, jossa he pääsevät muuttamaan omia tietojaan tiettyjen rajojen puitteissa. Kun jäsenet alunperin hakevat jäsenyyttä he valitsevat itse salasanan jolla jäsenrekisteriin pääse myöhemmin muuttamaan tietojaan.

Jäsenyyden hakuvaiheessa jäsen voi itse valita kaksi sähköpostiosoitetta itselleen @iki.fi -domainista. Järjestelmä tarkistaa reaaliaikaisesti että osoitteet ovat vapaana ja jäsenlomaketta ei saa lähetettyä mikäli osoitteet eivät ole vapaana.

Jäsenrekisteristä on mahdollisuus hakea liittymisen jälkeen myös uusia sähköpostiosoitteita ja tuossakin tilanteessa jäsen itse valitsee osoitteen ja se että osoite on vapaana tarkistetaan heti, eikä hakemusta oteta vastaan jos osoite on jo käytössä.

Ikiosoitteet jaetaan ensimmäiselle hakijalle. Yhdistyksen hallituksen kokous tarkistaa kaikki jäsenhakemukset ja uudet sähköpostiosoitteet ja tarvittaessa hylkää ehdotetut osoitteet, mikäli ne ovat hallituksen ohjeiston vastaisia (eivät viittaa jäseneen yksityishenkilönä, ovat selvästi harhaanjohtavia tai viittaavat toiseen henkilöön jne.). Tämä tarkistus tehdään ennen kuin sähköpostiosoitteet tulevat käyttöön.

Jos jäsen eroaa ja tiedot poistetaan jäsenrekisteristä sähköpostiosoitteet jäävät edelleen varatuiksi. Poistettuihin osoitteisiin lähetettyihin viesteihin vastataan SMTP-virheilmoituksella ”this address is removed, no new address known”.

2. Miten sähköpostiosoitteiden hallintaan liittyvät toimenpidepyynnöt on ohjeistettu asiakaspalvelussanne? Miten toimitaan tilanteessa, joissa asiakkaan nimen mukainen sähköpostiosoite on jo käytössä toisella henkilöllä.

Yleisin asiakaspalvelutehtävä joka ei suju www-pohjaisella jäsenrekisterillä on tilanne jossa jäsen on unohtanut salasanansa.

Jäsen voi pyytää salasanaansa rekisteröimäänsä matkapuhelimeen tekstiviestinä. Mikäli matkapuhelinnumeroa ei ole, tai se on vanhentunut jäsen voi ottaa yhteyttä asiakaspalveluun ja pyytää lähettämään salasanansa jäsenrekisterissä olevaan osoitteeseen. Tämä ei tapahdu automaattisesti vaan asiakaspalveluhenkilökunta tarkistaa aina erikseen pyynnöt.

Mikäli jäsenen sähköiset yhteystiedot eivät enää toimi, hän voi pyytää salasanaansa tietoonsa lähettämällä paperikirjeen liittäen siihen tarvittavat liitetiedot.

3. Kuvatkaa asiakkaidenne käytössä oleva sähköpostipalveluita koskeva hallintakäyttöliittymä sekä mitä ohjeistusta ja käyttösääntöjä teillä on asiakkaillenne liittyen sähköpostipalvelujen käyttöön?

Www-pohjaisessa jäsenrekisterissä jäsenet voivat itse suoraan muokata mm. seuraavia tietoja:

• osoite minne viestit edelleen ohjataan
• onko kukin ikiosoite aktiivinen vai pois käytöstä (silti varattuna jäsenelle)
• hakea uusia ikiosoitteita
• onko roskapostisuodatus käytössä per ikiosoite
• www-ohjauksen muuttaminen
• omien yhteystietojen päivittäminen

4. Onko tarjoamissanne sähköpostipalveluissa käytössä karenssia sähköpostiosoitteiden vapautuessa käytöstä ja jos on, kuinka kauan sähköpostiosoitteet ovat varattuna tässä tilanteessa ennen niiden palaamista kiertoon?

Mielestämme on tärkeää että kerran käytössä ollut osoite ei siirry jollekin toiselle niin nopeasti että riski viestin päätymisestä väärälle vastaanottajalle olisi merkittävä. Mielestämme karenssiajan pitäisi olla ainakin pari vuotta.

IKI:n tapauksessa karenssi on hallituksen ohjeistossa määritelty vähintään viideksi vuodeksi, mutta käytännössä se on ollut ikuinen, eli kerran toimivaa sähköpostiosoitetta ei ole annettu kenellekään muulle.

IKI:ssä ei myöskään siirretä osoitteita ihmiseltä toiselle edes pyynnöstä jotta lähettäjä voi olla varma että viesti päätyy varmasti aina samalle vastaanottajalle.

5. Onko yrityksessänne ilmennyt muita ongelmatilanteita sähköpostiosoitteiden hallinnassa?

Ei.

Olemme havainneet että samannimisiä henkilöitä on paljon enemmän kuin ihmiset yleensä ajattelevat. Tämän vuoksi etu.sukunimi@organisaatio.fi -osoite ei useinkaan yksilöi käyttäjää tarpeeksi tarkkaan. IKI:ssä tämä on ratkaistu niin, että jäsenyyteen kuuluu aina kaksi ikiosoitetta jolloin käyttäjä voi lisäksi käyttää kutsumanimi@iki.fi -osoitetta joka on selvästi yksilöllisempi ja erottelee käyttäjät tehokkaammin.

Lisätietoja: http://www.iki.fi ja iki-hallitus@iki.fi

Päivitetty 10.11.2006.