Ikin uudet jäsenet hyväksytään hallituksen kokouksissa. Kokoukset pidetään www-järjestelmällä siten, että jokainen hallituksen jäsen voi osallistua siihen haluamallaan hetkellä. Yleensä kokouksen kesto on viikko-pari, riippuen mm. lomista, puheenjohtajan työmatkoista jne. Seuraava kokous alkaa heti edellisen päätyttyä.

Hakemuksesi käsitellään siinä hallituksen kokouksessa, jonka alkaessa hakemuksesi on valmiina jäsenrekisterissä. Jos kokous on juuri alkanut, kun jätät hakemuksesi, ehdit vasta seuraavan kokouksen asialistalle. Toisaalta jos teet hakemuksen juuri ennen kokouksen alkua, pääset heti käsittelyyn. Voit seurata hakemuksesi tilaa kirjautumalla jäsenrekisteriin; hakemuksen tila on joko ”Uusi hakemus, odottaa hallituksen kokousta” tai ”Hallituksen kokous on parhaillaan käsittelemässä hakemusta”.

Usein hakemuksessa on epäselviä asioita, esimerkiksi voimme kysyä aliaksesta joka mielestämme ei suoranaisesti viittaa sinuun henkilönä. Tällöin saat vakiotekstillä kysymyssähköpostin, johon kannattaa vastata mahdollisimman pian. Samalla hakemuksesi tai yhden aliaksen tila jäsenrekisterissä muuttuu. Jos kysymys on avoinna vielä kokouksen päättyessä, siirtyy hakemuksesi siltä osin seuraavaan kokoukseen. Huomaa, että viivästys saattaa koskea joko koko hakemusta tai vain toista aliasta. Voit myös poistaa epäselvän aliaksen jos sinulla ei ole aikaa selittää tai epäilet että selitys ei kelpaa meille. Voit hakea sinulle kuuluvan toisen aliaksen maksutta myöhemmin. Kun epäselvät asiat on selvitetty, hakemuksesi tila muuttuu taas.

Jos hakemuksesi on kokouksen päättyessä mielestämme kunnossa, tarkistaa järjestelmä liittyykö siihen maksettu lahjakortti. Siinä tapauksessa osoitteesi kytkeytyvät toimintaan ja saat vahvistusmailin.

Mikäli lahjakorttia ei ole, lähetetään sinulle tieto hyväksymisestä ja liittymismaksun maksuohjeet. Vielä tässä vaiheessa voit käydä lisäämässä hakemukseesi lahjakortin viitteen, mutta meidän on hyväksyttävä se käsin. Lähetä siis hallitukselle sähköposti asiasta.

Maksetut viitetapahtumat siirretään joka yö pankista automaattisesti. Systeemi tunnistaa hakemuksesi viitenumeron perusteella, osoitteet kytketään käyttöön ja saat vahvistusviestin.

Vahvistusviestin lähetyksestä saattaa kulua max. tunti siihen, että muutokset päivittyvät kaikkiin palvelimiimme ja osoitteet toimivat häiriöttä.