Tällä sivulla on tietoa IKI:n ja Gmailin käytöstä sekä vinkkejä joilla käyttäjät ovat usein saaneet Gmailin toimimaan paremmin ongelmatilanteissa.

Lähes puolet (tilanne 2015 eteenpäin) IKI:n jäsenistä on ohjannut postinsa Gmailiin.

Gmail (kuten muutkin sähköpostipalvelut) muuttavat ajoittain sähköpostin suodatusmenetelmiään ja joskus suodatus toimii liiankin tiukasti. Tälle sivulle on kerätty neuvoja ja vinkkejä, jotka ovat auttaneet muita.

Gmail piilottaa IKI-osoitteen kautta takaisin Gmailiin ohjautuvat viestit näkymistä. Jos lähetät itsellesi Gmailista IKI-osoitteen kautta takaisin Gmailiin, vaikuttaa siltä kuin viestit eivät tulisi perille. Nämä viestit voit kuitenkin nähdä Gmailin ”Kaikki viestit” -näkymässä.

Jos lähetit viestin itse sähköpostilistan kautta, lähettämäsi viesti saattaa löytyä Gmailin Lähetetyt-näkymästä.

Jos olet ohjannut postisi Gmailiin, mutta viestit eivät tunnu tulevan perille, tarkista Gmailin roskapostikansio; joskus myös oikeaa postia päätyy sinne.

Gmail voi toimia luotettavammin, jos se tietää, että IKI-osoite on sinun osoitteesi. Näin Gmail osaa tulkita IKI-osoitteen kautta ohjatut viestit paremmin sinulle kuuluviksi viesteiksi.

Voit lisätä Gmailiin IKI-osoitteesi lähettäjän osoitteeksi (”Send mail as”), jolloin Gmail tietää, että ikiosoite on sinun osoitteesi. Näin viestien ohjaus IKI:n kautta voi toimia paremmin.

Samalla asetuksella vois myös lähettää viestejä Gmailista niin, että niissä näkyy From: -osoitteena IKI-osoitteesi,

Ohjeita

• Katso ohje iki-AuthSMTP-palvelun sivulta SMTP ohje sivun kohta gmail iki-yhteydestä
• Googlen oma ohje asiasta löytyy sivulta https://support.google.com/mail/answer/22370

Ota käyttöön Iki:n www posti -varapostilaatikko.

Jos epäilet että IKI-posteja ei tule perille käyttämääsi sähköpostipalveluun, voit lisätä toisen, eri palvelun, sähköpostiosoitteen IKI-asetuksiin pilkulla erotettuna jolloin IKI-postit ohjautuvat kahteen paikkaan, katso tarkemmat ohjeet sivulta IKI-sähköpostin ohjaus useampaan kohdeosoitteeseen.

Googlen ohjeet neuvoo lisäämään lähettäjän osoitteen Gmailin osoitekirjaan.

Tämä voi vaikuttaa siihen tulkitaanko viesti roskapostiksi. Tuo on sinänsä ihan loogista, koska jos kerran sinä olet laittanut osoitteen osoitekirjaasi, niin sinä selvästi olet sitä mieltä, että lähettäjä on ihan oikea lähettäjä ja sen takia myös hänen viestinsä voi näyttää sinulle.

Kun olet tehnyt yllämainitut asetuksen, Gmail ymmärtää että ikiosoitteesi ovat oikeasti sinun omia ja Gmailin spämmifiltteröinti toimii kokemuksien mukaan paremmin myös ikipostin osalta.

Jos käytät Gmailia, sinun kannattaa käyttää lisäksi iki:n roskapostin merkintää, koska vaikkakin Gmailin roskapostisuodatus toimii varsin hyvin, niin se on varsin kiihkeä merkitsemään posteja roskaksi esimerkiksi välittävän palvelimen tai lähettävän domainin mukaan ja aikaisempi roskapostiksi merkitseminen ainakin saattaa hillitä liian heppoisten merkintöjen tekemistä.

Kaikkineen Gmailin roskapostikansiota kannattaa seurata aktiivisesti. Asetuksissa kannattaa asettaa roskapostikansio näkymään aina kun siellä on lukemattomia viestejä.

Jos oikea viesti on mennyt roskapostin joukkoon niin kannattaa ehdottomasti opettaa Gmailille, että kyseessä ei ole roskapostia eli valitse ”Ei roskapostia / Not Spam” viestin kohdalla. Kun merkitset viestejä näin, Gmail luultavasti alkaa oppia olemaan merkitsemättä niitä roskapostiksi.

Jos tiettyjä viestejä menee edelleen roskapostifolderiin, voit tehdä Gmailiin sääntöjä joilla viestejä joissa on tietty lähettäjä, vastaanottaja, otsikko, sisältö tai niiden kombinaatio ei katsota koskaan roskapostiksi. Gmail-sääntöjen tekeminen on varsin helppoa ja tekovaiheessa auttaa toiminto joka näyttää viestit jotka osuvat sääntöön.

Mielestämme Gmailin käyttäjät ovat Googlelle vain tuote jota myydään mainostajille, niin heitä ei kiinnosta tuleeko viestit perille vai ei, joten sen takia heillä ei ole tukea, jonne asiasta voisi lähettää kyselyitä tai valituksia.

Lisäksi Gmail muuttaa tapaansa tehdä suodatuksia ja välillä nuo muutokset rikkovat viestin välityksen perille.

IKI ei juurikaan ole mahdollisuuttaa saada selville miksi Gmail hylkää viestejä. Voimme vain arvailla ja toivoa, että muuttavat taas suodatussääntöjään niin, että homma taas toimii.

IKIllä on varapostilaatikko-toiminto, jonka voit ottaa käyttöön. Sieltä voit nähdä myös ne viestit viikon ajalta joita Gmail ei ole ottanut vastaan.

Huomaa että kun otat varapostilaatikon käyttöön ja asennat sinne salasanan, niin sinun pitää odottaa tunti ennen kuin viestit alkavat valua sinne ja ennen kuin voit kirjautua sisään sinne. Lisätietoja: Iki:n www posti -varapostilaatikko

Jos sinulla on joku toinen paikka missä voit lukea sähköpostisi, voit myös ohjata IKI:n viestit kahteen eri paikkaan, katso: IKI-sähköpostin ohjaus useampaan kohdeosoitteeseen.

Ota käyttöön IKI-sähköpostin lähetyspalvelin (AuthSMTP).

Näitä asetuksia suosittelemme vain erikoistapauksissa.

Lisäksi voi vielä kytkeä koko Gmailin roskapostifiltterin pois seuraavalla ohjeen mukaan, huomaa että Gmail suodattaa sisään tulevia viestejä joka tapauksessa: http://joe.siegler.net/2013/03/turning-off-spam-checking-in-gmail/

Jos kyseessä ei ole ilmainen Gmail vaan työnantajasi tai muun organisaation maksama Google Workspace, niin organisaation ylläpitäjällä on käytettävissä enemmän asetuksia. Pyydä ylläpitäjääsi etsimään asetus Apps → Google Workspace → Gmail → Spam, Phishing and Malware → Email allowlist ja lisäämään Ikin IP-osoitteet, kaikki luetellut aliverkot CIDR-muodossa. Asetus koskee koko organisaatiota, joten varaudu perustelemaan sitä ylläpidolle.

Kiitokset alkuperäisistä iki-osoitteen käyttöohjeista Hannu-Pekka Rajaniemelle. Kiitokset kommenteista muiden kysymysten osalta: UT ja TPY.